Calcular el coste real de un TPV

Una cuota mensual no describe el coste

El desembolso de un TPV combina componentes con ritmos distintos: licencia o suscripción, tablet u ordenador, impresora, cajón, lector, instalación, migración, formación, conectores, mantenimiento y cobro por tarjeta. Algunos son iniciales; otros dependen de cajas, locales, usuarios o volumen transaccionado. Publicar una cifra única sin oferta fechada induciría a error.

Un horizonte de 36 meses permite comparar una propuesta con hardware barato y gasto recurrente alto frente a otra con instalación mayor y operación posterior más estable. No pretende adivinar el futuro: obliga a escribir supuestos. La documentación oficial de redes como Revo, Glop o proveedores de pago sirve para solicitar alcance, nunca para inventar importes.

Escenario económico de un bar con terraza

Un bar necesita dos dispositivos de camarero, caja principal, impresora de cocina y terminal de tarjetas. Una oferta incluye equipos en propiedad; otra cede parte mientras mantenga el contrato. Además, el delivery requiere un conector y el soporte nocturno aparece como servicio separado.

La hoja de decisión debe modelar los mismos pedidos, facturación por tarjeta y horizonte temporal. Para pagos, se introduce el volumen mensual y ticket medio facilitados por el negocio; para equipos, vida útil y condiciones de sustitución. Si un dato no está confirmado, se presenta como rango pendiente, no como ahorro.

Construye la prueba de presupuesto

Pide a cada candidato una oferta con fecha, vigencia y versión. Divide las líneas en puesta en marcha, gasto periódico, variable por cobro, contingencia y salida. Comprueba impuestos, permanencia, financiación, desplazamientos y coste de añadir una caja. Solicita también el precio de exportar datos o mantener acceso al histórico tras la baja.

Los criterios son comparabilidad, claridad contractual, dependencia del volumen, cobertura de soporte, propiedad del hardware y coste de cambio. Simula tres situaciones: actividad prevista, temporada baja y un crecimiento razonable. No uses una previsión optimista del comercial como escenario base.

Caso límite: avería en plena temporada

El equipo principal falla un sábado de verano. En la propuesta A, la sustitución está cubierta pero llega en días laborables; en la B, el distribuidor local presta una unidad, con intervención facturable. El coste real incluye el procedimiento de continuidad y la venta potencialmente perdida, aunque esta última no debe transformarse en cifra arbitraria.

Otro borde es la comisión de pagos: una variación pequeña puede superar la suscripción cuando el volumen es alto, mientras un comercio con pocos cobros puede valorar más la ausencia de cuota. Por eso el resultado cambia con datos propios y no admite un ganador universal.

Conclusión financiera utilizable

Elige la propuesta cuyo coste completo puedas reconstruir y cuya salida esté presupuestada. Rechaza comparaciones basadas únicamente en «desde» o en hardware aparentemente gratuito. La tabla final debe mostrar supuestos, conceptos no confirmados y responsable de cada incidencia. A igualdad operativa, gana la alternativa menos dependiente de cargos imprevisibles; si las funciones difieren, el precio solo se compara después de demostrar que ambas resuelven el servicio.

Conserva las ofertas originales junto al cálculo y fija una fecha de revisión. Si caduca una condición, actualiza solo esa línea y no presentes el total anterior como vigente.